14 de agosto de 2019
1º ponto: definir claramente seus objetivos.
Se não sabemos para onde devemos ir, na prática, qualquer caminho serve. É preciso que saibamos estabelecer objetivos de forma clara em nossa vida, tanto pessoal, quanto profissional, para que possamos organizar o tempo de forma que ele fique a nosso favor.
2º ponto: ter um método de administração do tempo.
Nossa recomendação é o Método Eisenhower concebido pelo presidente Dwight D. Eisenhower. Segundo ele, todas as tarefas podem ser classificadas em quatro quadrantes conforme quadro a seguir:
Quadrante 1 – urgente e importante
São as atividades que exigem uma atenção imediata e especial que só você pode fazer.
Quadrante 2 – não urgente e importante
São aquelas atividades que são importantes e representam a diferença no seu sucesso pessoal e profissional. Neste quadrante está envolvido o planejamento, aumento de competências, avaliação de riscos etc.
Quadrante 3 – não importante e urgente
O ideal é gastar pouco tempo com estas atividades e se possível treinar outras pessoas para que você delegue estas ações. Normalmente se você gasta muito tempo neste quadrante é sinal de falta de processo e centralização na empresa ou na sua vida pessoal.
Quadrante 4 – não importante e não urgente
Neste quadrante estão as distrações que tiram nosso foco, trocas de mensagens irrelevantes, uso inadequado das redes sociais, televisão em excesso ou como forma de lazer inadequada, enfim tempo gasto de maneira não produtiva e com grande tendência a procrastinação.
Como aplicar esta metodologia no dia-a-dia.
1. Procure se focar na parte superior do quadrado, onde ficam as atividades importantes;
2. Trabalha com intensidade o quadrante 2 (não urgente e importante), pois as atividades relacionadas a planejamento, se feitas de forma eficiente, reduzirão as atividades do quadrante 1 (urgente e importante);
3. Crie a “Hora Dourada” que é uma hora por dia que você não atende telefone, não recebe pessoas, enfim é uma hora onde você pode-se concentrar para fazer aquelas tarefas que exigem mais atenção. Com isso, você consegue realizá-las de forma mais rápida e com mais qualidade;
4. Quando receber e-mails tome uma das 4 decisões abaixo:
• Se for gastar menos de 5 minutos para resolver o assunto, concentre-se nele e resolva;
• Se for gastar mais de 5 minutos programe um tempo na sua agenda para trabalhar sobre este assunto;
• Se outra pessoa pode tratar do assunto, delegue imediatamente;
• Se não tem interesse, delete e mantenha sempre sua caixa de e-mails vazia.
5. Torne a tecnologia sua aliada na administração do tempo. Aprenda a utilizar toda a potencialidade do Outlook ou do seu software. Use as ferramentas de “Cloud Computing” para ter sua agenda e lista de tarefas de forma instantânea e atualizada no seu computador e tablet ou smartphone.
Uma nova percepção do tempo.
Somente quando você o aproveita o tempo de forma adequada consegue ter uma nova percepção do tempo. Leia com atenção e aplique esta metodologia. Com disciplina e prática você terá o tempo como o seu mais novo aliado.
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